Demande de proposition

Pour plus d’informations sur les propositions de Wikipedia, voir Wikipedia:Village pump (propositions) . Dans Wikipedia, “RFP” peut faire référence à Wikipedia:Requests for page protection ou Wikipedia:Requests for permissions .

Une demande de proposition ( DP ) est un document qui sollicite une proposition, souvent faite par le biais d’un processus d’Appel d’offres , par une agence ou une entreprise intéressée par l’ achat d’un produit , d’un service ou d’un bien précieux, à des fournisseurs potentiels pour soumettre des propositions commerciales . ^[1] Il est soumis au début du cycle de passation des marchés, soit au stade de l’étude préliminaire, soit au stade de la passation des marchés.

Aperçu

Une demande de propositions est utilisée lorsque la demande nécessite une expertise technique, des capacités spécialisées ou lorsque le produit ou le service demandé n’existe pas encore, et la proposition peut nécessiter de la recherche et du développement pour créer tout ce qui est demandé.

La demande de propositions présente les exigences préliminaires pour le produit ou le service et peut dicter à des degrés divers la structure et le format exacts de la réponse du fournisseur. Les appels d’offres efficaces reflètent généralement la stratégie et les objectifs commerciaux à court/long terme, fournissant des informations détaillées sur les fournisseurs qui seront en mesure d’offrir une perspective correspondante. ^[2]

Des demandes similaires incluent une demande de devis (RFQ), dans laquelle le client peut simplement rechercher un devis , et une demande d’informations (RFI), dans laquelle le client a besoin de plus d’informations auprès des fournisseurs avant de soumettre une demande de propositions. Une RFI est généralement suivie d’une RFP ou d’une RFQ. ^[3]

En principe, un Appel d’offres :

• Informe les fournisseurs qu’une organisation cherche à s’approvisionner et les encourage à faire de leur mieux.
• Oblige l’entreprise à préciser ce qu’elle propose d’acheter. Si l’ analyse des besoins a été préparée correctement, elle peut être intégrée assez facilement dans le document de demande.
• Avertit les fournisseurs que le processus de sélection est compétitif.
• Permet une large diffusion et réponse.
• S’assure que les fournisseurs répondent factuellement aux exigences identifiées.
• On s’attend généralement à ce qu’il suive une procédure structurée d’évaluation et de sélection, afin qu’une organisation puisse faire preuve d’impartialité – un facteur crucial dans les marchés publics.

Caractéristiques

Une demande de propositions implique généralement plus qu’une demande de prix. Les autres informations demandées peuvent inclure des informations de base sur l’entreprise et son historique, des informations financières (l’entreprise peut-elle livrer sans risque de faillite ), la capacité technique (utilisée pour les principaux achats de services, lorsque l’article n’a pas encore été fabriqué ou lorsque l’exigence pourrait être satisfaite par divers moyens techniques), des informations sur les produits telles que la disponibilité des stocks et la période d’exécution estimée, et les références des clients qui peuvent être vérifiées pour déterminer l’adéquation d’une entreprise (y compris les antécédents scolaires et Militaires de ses employés sur le projet — les diplômés universitaires et ceux qui ont un niveau universitaire avancé degrés peuvent ajouter une “valeur” de la part du soumissionnaire).

La disponibilité omniprésente d’Internet a poussé de nombreuses agences gouvernementales à se tourner vers des sites Web gérés par l’État ou exploités par des fournisseurs qui fournissent des listes d’appels d’offres ainsi que des RFI et des RFQ. Beaucoup permettent aux vendeurs de s’inscrire gratuitement pour recevoir des courriels de demandes générales ou pour des catégories spécifiques de produits ou de services pour lesquels il existe un intérêt. Dans certains cas, l’ensemble du processus est effectué en ligne avec des réponses sous forme de documents numérisés ou de fichiers PDF téléchargés sur le serveur ; dans les autres cas, ou pour des raisons légales, une réponse doit être envoyée sous forme papier et/ou sur disque CD/DVD ou clé USB par courrier ou service de livraison.

Dans les armées de nombreux pays, une demande de propositions est souvent lancée pour répondre à une exigence opérationnelle (OR), après quoi l’autorité d’approvisionnement militaire émettra normalement une spécification technique détaillée par rapport à laquelle des offres (c’est-à-dire des offres) seront faites par des entrepreneurs potentiels. Dans l’utilisation civile, une demande de propositions fait généralement partie d’un processus de vente complexe , également appelé vente aux entreprises .

Les appels d’offres incluent souvent les spécifications de l’article, du projet ou du service pour lequel une proposition est demandée. Plus les spécifications sont détaillées, meilleures sont les chances que la proposition fournie soit exacte. Généralement, les demandes de propositions sont envoyées à un fournisseur ou à une liste de fournisseurs approuvés.

Les enchérisseurs renvoient une proposition à une date et une heure définies. Les propositions tardives peuvent ou non être prises en considération, selon les termes de la DP initiale. Les propositions sont utilisées pour évaluer l’adéquation en tant que fournisseur, vendeur ou partenaire institutionnel. En règle générale, les organisations suivent un processus détaillé de sélection des fournisseurs pour présélectionner les fournisseurs qui devraient être invités à d’autres cycles de négociation. Ce processus de sélection peut être soit des modèles de notation des fournisseurs, soit des discussions internes au sein de l’organisation de l’acheteur. Des discussions peuvent avoir lieu sur les propositions (souvent pour clarifier les capacités techniques ou pour noter des erreurs dans une proposition ou dans de nombreux cas pour négocier le prix). Dans la plupart des cas, seuls les soumissionnaires sélectionnés peuvent être invités à participer à des offres ultérieures, ou peuvent être invités à soumettre leur meilleure proposition technique et financière, communément appeléeMeilleure offre finale (BAFO) . Les modifications ultérieures peuvent être appelées la meilleure offre finale révisée (BARFO) .

Une fois que les deux parties, c’est-à-dire une organisation acheteuse et une organisation vendeuse, se sont mises d’accord sur les conditions techniques et commerciales de la proposition, elles pourraient passer aux étapes suivantes comme la signature du contrat, l’énoncé des travaux qui formaliserait les transactions d’achat.

Aujourd’hui, de nombreuses organisations sont de plus en plus collaboratives dans le développement des appels d’offres ; cela est particulièrement vrai pour les universités et autres grandes entités publiques qui effectuent d’importants achats de technologie. Les groupes émetteurs d’appels d’offres demandent des cas d’utilisation spécifiques, plutôt que de fournir une liste de fonctionnalités, et s’assurent qu’ils ont la possibilité d’inclure des démonstrations, des webinaires et des réunions dans le cadre du processus d’Appel d’offres pour s’assurer qu’ils ont une bonne compréhension de tous les produits concurrents avant de faire un achat. ^[4]

Autres demandes

• Une demande d’association (RFA), également appelée demande de partenariat ou demande d’alliance, est une proposition d’une partie à une autre pour agir ensemble (généralement en entreprise) et partager les bénéfices de cette action commune.
• Une demande de manifestation d’intérêt (RFEI) fait partie du processus de découverte de l’EOI (expression d’intérêt) afin de recueillir des informations concernant l’approvisionnement potentiel des services recherchés, similaire à la RFQ, parfois effectuée avant la publication d’un Appel d’offres.
• Une demande d’information (RFI) est une proposition demandée à un vendeur potentiel ou à un fournisseur de services pour déterminer quels produits et services sont potentiellement disponibles sur le marché pour répondre aux besoins d’un acheteur et pour connaître la capacité d’un vendeur en termes d’offres et de forces. du vendeur. Les RFI sont couramment utilisées pour les achats importants, où une exigence pourrait potentiellement être satisfaite par plusieurs autres moyens. Une RFI, cependant, n’est pas une invitation à soumissionner, n’engage ni l’acheteur ni les vendeurs et peut ou non conduire à une demande de propositions ou à une demande de prix.
• Une demande de devis (RFQ) est utilisée lorsque les discussions avec les soumissionnaires ne sont pas nécessaires (principalement lorsque les spécifications d’un produit ou d’un service sont déjà connues) et lorsque le prix est le principal ou le seul facteur de sélection du soumissionnaire retenu. Une demande de prix peut également être utilisée avant de publier une demande de propositions complète pour déterminer les fourchettes de prix générales. Dans ce scénario, des produits, des services ou des fournisseurs peuvent être sélectionnés à partir des résultats de la demande de prix pour faire l’objet d’une recherche plus approfondie afin de rédiger une demande de propositions plus complète. Dans la pratique commerciale, la RFQ est la forme de RFx la plus couramment utilisée, de nombreuses entreprises ne comprenant pas la distinction entre les RFx et optant donc par défaut pour la RFQ.
• Une demande de qualifications (RFQ) également connue sous le nom de questionnaire de pré-qualification (PQQ) est un document souvent distribué avant le lancement du processus de demande de propositions. Il est utilisé pour recueillir des informations sur les fournisseurs de plusieurs entreprises afin de générer un pool de prospects. Cela facilite le processus d’examen de la DP en présélectionnant de manière préventive les candidats qui répondent aux qualifications souhaitées.
• Une demande de solution (RFS) est similaire à un RFP, mais plus ouverte et générale. Cela permet au vendeur ou au fournisseur la plus grande flexibilité de toutes les RFx pour exprimer sa solution ou sa combinaison de produits et de services. ^[5]
• Une demande d’offre (RFT), également connue sous le nom d’ invitation à soumissionner (ITT), est plus couramment utilisée par les gouvernements.

Voir également

• Appel d’offres
• Contrat A
• Appel d’offres en ligne
• ERFx
• Annonce de possibilité de financement
• Externalisation
• Logiciel de proposition
• Sélection basée sur les qualifications
• Enchère inversée
• Énoncé des travaux
• Approvisionnement stratégique
• Appel d’offres

Références

1. ^ Blake, Gary & Bly, Robert W. (1993). Les éléments de la rédaction technique . New York : Éditeurs Macmillan . p. 100. ISBN 0020130856.{{cite book}}: Maint CS1 : utilise le paramètre auteurs ( lien )
2. ^ “Comment la demande de proposition doit être utilisée dans les affaires |” . Experts en négociation . Négociations.com . Récupéré le 16/05/2013 .
3. ^ “Quelle est la différence entre une RFI, une RFP et une RFQ ?” . Université d’État de Humboldt. Archivé de l’original le 2015-07-21 . Récupéré le 28/07/2015 .
4. ^ “Entrer dans un processus d’approvisionnement technologique? Voici 5 choses que vous devez savoir sur les appels d’offres” . evolutionlution.com . 12 septembre 2014 . Récupéré le 18 mars 2018 .
5. ^ Tonti, Jon (3 juillet 2012). « Out with Request for Proposals and in With Request for Solutions » . Amériques côtières . Récupéré le 11 avril 2017 .